12 trucs et astuces utiles pour tirer parti de Microsoft Teams

1. Intégration d'applications

L'une des meilleures fonctions de la plateforme Microsoft Teams est qu'elle permet aux utilisateurs d'intégrer plusieurs applications tierces utiles pour une expérience utilisateur plus personnalisée. Vous pouvez, par exemple, intégrer une plateforme de marketing automation comme MailChimp. Chaque fois qu'une campagne sera envoyée via MailChimp, des notifications seront envoyées à l’Equipe Teams associée. Vous pouvez également planifier des réunions directement dans Outlook.

Un lien vers l'appel Teams sera automatiquement ajouté à l'invitation de la réunion (vous pourrez également simplement cliquer sur le bouton Participer situé dans le rappel de réunion envoyé par Outlook).

Pour intégrer une application à une Equipe ou à une Conversation, cliquez sur l'icône + dans le bandeau supérieur, et choisissez l'application souhaitée.

2. Partage d’écran & de fichiers

Une fonction de base, mais pourtant utile de Teams est la fonction de partage d'écran. Que vous soyez en train de présenter des données ou que vous vouliez simplement vous assurer que tout le monde ait les yeux rivés sur la même page, utilisez la fonction de partage d'écran pour que les autres participants puissent voir votre écran. Vous pouvez également partager facilement des fichiers avec les membres de votre équipe, que ce soit à partir de votre ordinateur ou de OneDrive, et éditer le même document simultanément.

3. Micro on/off

Vous avez une réunion de service/d’entreprise avec beaucoup de participants ? Pensez à désactiver votre micro lorsque vous rejoignez la réunion (accessoirement, vous pouvez également désactiver le micro de quelqu'un d'autre si besoin. Cette personne pourra cliquer sur le bouton de réactivation du micro lorsqu’elle aura besoin de parler).

Cela évitera le bruit de fond affectant l'audio pour les autres participants. Un bon moyen de recueillir les questions lors de ces réunions avec nombre de participants est d'utiliser la fonction de tchat de l’Equipe. Cela évitera à plusieurs personnes de parler en même temps, et le présentateur ou une personne dédiée pourra lire les questions en temps voulu.

4. Notifications dans les Equipes

Vous faites partie d'une Equipe Teams mais vous venez de vous rendre compte que vous avez raté la dernière conversation ? Contrairement aux Conversations, les notifications dans les Equipes sont désactivées par défaut. Pour les activer, cliquez sur l'icône des trois points située dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Notifications de canal, puis choisissez Bannière et flux pour Tous les nouveaux messages.

De cette façon, une bannière apparaîtra au bas de votre écran chaque fois que quelqu'un poste un nouveau message. Impossible de le rater !

5. Fonction @

Les tchats en ligne peuvent être très chronophages, et il se peut que vous soyez parfois trop occupé pour lire chaque message. La fonction @ vous permet de mentionner une personne spécifique dans une conversation. De cette façon, cette personne sera avertie qu'un message lui est destiné et qu'elle doit lire celui-ci. Vous pouvez même utiliser la fonction de filtre dans l'onglet Activité pour vérifier que vous n'avez raté aucune des mentions vous concernant. Pour ce faire, accédez à l'onglet Activité, cliquez sur l'icône de filtre, choisissez Mentions, et la liste des messages dans lesquels vous avez été mentionné apparaîtra.

6. Enregistrer un message

Vous avez lu ce message que votre collègue vous a envoyé, mais vous n'avez pas le temps de vous en occuper maintenant ? Vous pouvez également enregistrer les messages importants pour y revenir plus tard. Pour ce faire, passez le curseur de la souris sur un message, cliquez sur les trois points, puis sur Enregistrer.

Vous pouvez retrouver ce message plus tard en tapant Enregistré dans la barre de recherche, et tous vos messages enregistrés apparaîtront.

7. Intégration d’un carnet de notes & de Planner

Votre réunion d'équipe vient de se terminer, mais vous n'êtes pas sûr de vous souvenir de tous les sujets abordés ? Ou à qui incombent quelles actions ? Mieux vaut prendre des notes, la prochaine fois ! OneNote vous permet d'ajouter un carnet de notes partagé avec votre Equipe. Pour ce faire, consultez cet article. Vous pouvez également intégrer Planner à Microsoft Teams pour une meilleure gestion des tâches et des projets. C'est on ne peut plus simple et ça rendra le travail en équipe beaucoup plus productif, organisé et transparent.

8. Statut

Occupé ? Vous voulez vous concentrer sur des tâches importantes au cours des prochaines heures ? Changez votre statut en Occupé ou Ne pas déranger et faites savoir à vos collègues qu'il est préférable de ne pas vous contacter pour le moment. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de votre profil, dans le coin supérieur droit, et choisissez votre statut.

9. Activez les sous-titres en direct

La version bureau en anglais de Teams vous permet d’activer les sous-titres en direct pendant les appels. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les utilisateurs malentendants, les collègues avec une connaissance limitée de l’anglais ou les personnes rejoignant l’appel depuis un endroit animé. Pour activer cette fonctionnalité lorsque vous êtes en réunion, cliquez sur l’ellipse afin d’afficher les options de réunion et choisissez « Turn on live captions ». Teams détectera ce qui est dit dans la réunion et affichera les sous-titres en temps réel.

10. Réagissez aux commentaires

Microsoft Teams vous permet de réagir aux commentaires des conversations. Donnez un j’aime ou un cœur aux commentaires des autres et montrez à vos collègues que vous approuvez leur idée.

11. Installez l’application mobile

Microsoft Teams est disponible pour les utilisateurs Android, iOS et Windows Mobile. L'installation de l'application sur votre smartphone peut être très utile pour répondre aux messages et répondre à des appels lorsque vous êtes en déplacement.

12. Modifiez l’arrière-plan

Teams offre la possibilité de flouter ou de personnaliser votre arrière-plan (pour la version bureau) si vous souhaitez protéger votre vie privée, au cas où vous répondiez à des appels tardifs depuis chez vous. Pour l’instant, vous ne pouvez utiliser que des arrière-plan Microsoft, mais l’entreprise a déclaré qu’elle allait offrir la possibilité d’utiliser ses propres photos et images dans le futur. Pour utiliser cette fonction, démarrez un appel vidéo. Sur l’écran de l’appel, cliquez sur l’ellipse et choisissez Appliquer des effets d’arrière-plan.

Comment puis-je installer Microsoft Teams ?

Vous rencontrez des difficultés à installer Teams ou vous ne savez pas par où commencer ? Notre équipe d'assistance est là pour vous.

Photo par Matthew Manuel sur Unsplash