3 avantages méconnus de la plateforme Microsoft Teams

Depuis la sortie de l’application Microsoft Teams en 2017, cette plateforme a été adoptée par plus de 500 000 entreprises, dont 91 figurant au Fortune 100. Elle est disponible dans 181 pays à travers le monde et dans 53 langues différentes. Cette solution de messagerie instantanée s’est révélée être bien plus qu’un moyen de communication et constitue un « must have » pour toute entreprise ayant pour but de créer un espace de travail moderne et de rester compétitif dans un monde en perpétuel changement.

Voici 3 avantages supplémentaires offerts par Microsoft Teams, le héro méconnu des solutions Office 365 Business.

1. Réduction des frais de déplacements professionnels

Dans la nouvelle économie mondialisée, il peut devenir assez coûteux pour les entreprises de gérer les déplacements permanents engendrés par les réunions professionnelles lorsque les membres de leur équipe et leurs fournisseurs sont basés à plusieurs endroits. En réalité, la plupart de ces réunions en personne peut être remplacée par des appels vidéo. Chaque appel Microsoft Teams permet d’accueillir de 2 à 250 participants. Cette fonctionnalité est particulièrement utile aux organisations dont les employés travaillent à distance ou à domicile.

2. Réduction du nombre d’emails et amélioration de l’efficacité

Soyons honnêtes : le surplus d’emails est l’un des problèmes les plus courants du monde du travail. Selon Radicati, en 2018, environ 124,5 milliards d’emails professionnels ont été envoyés et reçus quotidiennement à travers le monde. Des études ont également démontré une réduction du taux de satisfaction au travail et une augmentation du stress lié au surplus d’emails. Beaucoup d’entreprises recherchent des façons d’améliorer les processus de communication interne par email et Microsoft Teams a déjà démontré être une solution irremplaçable à ce problème.

La fonction de messagerie instantanée vient compléter la boîte mail Outlook et permet d’avoir des conversations nécessitant des réponses rapides, par exemple à propos de la planification, des tâches quotidiennes ou des mises à jour projet rapides. Des fonctionnalités comme les groupes de chat privés assurent que la communication s’adresse à la bonne personne, réduisant le nombre d’emails Cc, Bcc et Répondre à tous, et permettant ainsi d’améliorer la productivité globale au travail.

3. Collaboration en temps réel

Si votre équipe travaille simultanément sur les mêmes fichiers, il existe un risque de placer la version la plus récente au mauvais endroit ou simplement de travailler sur la mauvaise version. Grâce à Teams, les collaborateurs peuvent consulter, éditer et partager des fichiers Microsoft Word, Excel et PowerPoint et suivre qui a effectué les dernières modifications.

Pendant les réunions et vidéoconférences Teams, les participants peuvent facilement partager des présentations en direct via le partage d’écran. Mais les avantages de n’arrêtent pas là. Les appels audio et vidéo peuvent être enregistrés et stockés, remplaçant les compte-rendus de réunion traditionnels, qui, soyons francs, ne sont pas très détaillés. Grâce à la fonctionnalité tableau blanc, les participants peuvent collaborer et échanger à distance. Toutes les informations sont enregistrées en temps réel sur le cloud.

L’une des autres fonctions phares de Teams est Fédération : l’accès externe qui génère un lien de confiance pour l'accès invité à des services de messagerie instantanée complets. Cela permet un niveau de collaboration identique avec les organisations externes.

La modernisation et la mondialisation de l'environnement de travail poussent les entreprises à rechercher des moyens plus efficaces et plus performants pour communiquer entre les bureaux et entre les organisations. La plateforme Microsoft Teams, utilisée par plus d'un demi-million d'entreprises dans le monde, s'est déjà révélée être un outil irremplaçable dans la vie professionnelle quotidienne, contribuant à créer une culture plus collaborative et plus productive.

Nous avons dressé ci-dessous la liste de toutes les fonctionnalités Microsoft Teams incluses dans Office 365 Business Premium.